Gevolgen van SEPA/IBAN voor de administratie

De verplichte overgang naar SEPA op 1 februari 2014 houdt meer in dan alleen het vervangen van bankrekeningnummers door IBAN. In de meeste berichten over de invoering van SEPA en IBAN wordt de nadruk gelegd op het vervangen van het huidige bankrekeningnummer door IBAN. Zo wordt het huidige Clieop formaat voor overboekingen en incasso’s vanuit (administratieve) software vervangen door een nieuw formaat en gelden er andere spelregels rondom incasso afhandeling. De gevolgen op een rijtje.

• Omzetten van bankrekeningnummers naar IBAN en BIC. Bijvoorbeeld voor crediteuren, leden en werknemers. Maak zo nodig gebruik van de IBAN BIC Service (http://www.ibanbicservice.nl/) om voor bestaande Nederlandse rekeningnummers de juiste bijbehorende IBAN en BIC op te zoeken. Voor zakelijke gebruikers is er de IBAN BIC MultiChecker waarmee u van een groot aantal bestaande Nederlandse rekeningnummers in één bestand tegelijkertijd de IBAN en BIC kunt opvragen. Informeer bij uw softwareleverancier(s) naar ondersteuning van deze IBAN BIC Service.
• De IBAN en BIC vermelden op uitingen als offertes, orders, facturen, websites, e.d.
• Voor overschrijvingen is er bij de omschrijving ruimte voor 140 posities en de betalingsreferentie biedt ruimte voor 35 posities. SEPA-bestanden kunnen groter zijn. Houdt rekening met de maximum aan te leveren bestandsformaten bij de betreffende banken.
• Voor acceptgiro’s is sprake van een gewijzigde indeling van de acceptgiroformulieren. Drukwerk moet daarop aangepast worden. Specificaties vindt u op http://www.acceptgiro.nl/. Vanaf 1 juli 2013 kunnen banken de IBAN-Acceptgiro verwerken.
• Voor IDEAL is er een SEPA variant. Dit is van belang voor ondernemingen die IDEAL gebruiken voor online betalingen, bijvoorbeeld in combinatie met een webshop.
• Voor incasso’s is de impact het grootst. Zo moet u rekening houden met het volgende: Nieuwe termijnen incasso’s; een eenmalige incasso moet minimaal 5 werkdagen voor de verwerkingsdatum opgestuurd zijn. Voor doorlopende machtigingen is deze termijn minimaal 2 werkdagen en 5 dagen bij de eerste keer. Bekijk of zo mogelijk administratieve processen aangepast moeten worden in verband met de nieuwe verwerkingstijden. Voor incasso moet een ondernemer in elk geval een Europees incassocontract afsluiten met zijn bank, waarbij deze een Incassant-ID ontvangt. Dit geldt ook als een ondernemer al een incassocontract heeft lopen bij de bank. De voorwaarden en bijvoorbeeld contractlimieten kunnen per bank verschillend zijn. Elke ontvangen machtiging voor een Europese incasso moet worden voorzien van een kenmerk. In combinatie met het Incassant-ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten gerelateerd kunnen worden aan een specifieke machtiging. Dit geldt óók voor al lopende machtigingen. Naast het Incassant-ID en het kenmerk moet de datum ondertekening machtiging Europese incasso vastgelegd worden in de administratie. Er moet een nieuw machtigingsformulier ontworpen worden voor de Europese incasso. Specificaties zijn beschikbaar. Het niveau van de machtiging is een aandachtspunt. Zo kan, in geval van verzekeringen, gewerkt worden met een machtiging per verzekerde (voor alle polissen) of bijvoorbeeld met een machtiging per polis. Dit laatste werkt uiteraard door in de administratie. De reden van incasso hoeft niet op de machtiging vermeld te worden. Wel moet de reden, voorafgaand aan de machtiging, duidelijk op een factuur of andere aankondiging vermeld worden. Huidige doorlopende machtiging Bedrijven (zakelijke incasso’s) kunnen niet geschikt gemaakt worden voor SEPA incasso omdat de debiteur geen terugboekingsrecht meer heeft bij de SEPA incasso. Er moet dan een nieuwe machtiging gevraagd aan klanten, waarbij duidelijk is dat geen sprake is van terugboekingsrecht. Bij het doen van incasso is sprake van een verplichte vooraankondiging. De debiteur (klant) moet geïnformeerd worden over het te incasseren bedrag en de exacte datum van incasso. Euro incassobatches worden niet meer standaard via Equens aangeleverd. Informeer bij de bank op welke manier(en) Euro incassobatches aangeleverd kunnen worden. Houdt er rekening meer dat het papieren overzicht met niet gelukte incassoposten en het Verwinfo uitvalbestand van Equens dan vervalt.

Bovenstaande opsomming is niet limitatief en slechts ter illustratie om aan te geven dat de implementatie van SEPA meer betekent dan alleen de installatie van nieuwe software. Zorg dat u op tijd de consequenties voor uw administratie in kaart brengt. Maak vervolgens een stappenplan op basis van de relevante punten en start op tijd met de voorbereiding. Want 1 februari 2014 is dichterbij dan u denkt.